Agregar una nueva autorización previa permite al alojamiento retener un monto en la tarjeta del huésped para garantizar el pago de su estadía o en caso de “no show”. Siga los pasos a continuación para crearla.
Por qué la preautorización es importante
La preautorización es clave en la gestión de pagos del hotel. Protege al establecimiento de pérdidas potenciales y garantiza una experiencia fluida y segura para los huéspedes.
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Garantiza la seguridad del pago
La preautorización confirma que la tarjeta del huésped es válida y tiene fondos suficientes, asegurando que la reserva es legítima. -
Reduce riesgos de no-show y cancelación
Al retener un monto en la tarjeta, el hotel desalienta las cancelaciones de último momento y las ausencias sin aviso, minimizando pérdidas. -
Protege contra daños o cargos adicionales
En caso de daños en la habitación, uso del minibar o late check-out, el hotel puede capturar el monto retenido sin pedir nuevos datos de pago. -
Mejora la gestión del flujo de efectivo
Aunque no sea un cobro inmediato, la preautorización permite asegurar ingresos potenciales desde el inicio. -
Aumenta la confianza y transparencia con el huésped
Los huéspedes comprenden que la preautorización es solo una retención temporal, no un cobro. Esta transparencia genera confianza y protege al hotel.
Agregar nueva preautorización
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Vaya a la página de detalles de la reserva.
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En la sección ‘Pagos’, haga clic en el botón ‘Acciones’.
En el menú desplegable, seleccione ‘Agregar nueva preautorización’.
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Complete la información:
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Tarjeta de Crédito: Elija la tarjeta si el huésped tiene más de una.
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Moneda de la propiedad: Según la configuración del Motor de Reservas.
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Moneda de cargo de la tarjeta: Según la configuración de Hotel Link Pay.
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Fijo: Ingrese el valor a retener sin cobrar al huésped.
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Recargo (opcional): Ingrese el valor adicional, si corresponde.
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Total: Se calcula automáticamente con base en el monto y recargo.
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Marque la casilla si desea enviar el correo electrónico de transacción al huésped.
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Haga clic en ‘Captura’ para guardar los cambios.
El límite de tiempo predeterminado es de 7 días después de la creación.
Junto al registro de preautorización, hay un menú de tres puntos con las opciones:
Cobrar preautorización
Convierte la preautorización en un pago real.
Usado cuando:
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El huésped hace check-in o check-out.
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Se necesita cobrar la estadía o cargos adicionales.
El campo de monto muestra el total preautorizado (editable solo a un valor menor).
Después del cobro, el estado cambia a “Cobrado” (Charged).
Suspender preautorización
Cancela o libera el monto retenido en la tarjeta del huésped.
Usado cuando:
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La reserva es cancelada.
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El huésped paga por otro medio.
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Ya no es necesario mantener la retención.
Después del proceso, el estado cambia a “Suspendido” (Suspended).