Tổng quan chi tiết về tất cả các khoản thanh toán — bao gồm giao dịch, hoàn tiền và các chỉ số liên quan — được thiết kế để theo dõi hoạt động tài chính, đảm bảo tính chính xác và hỗ trợ ra quyết định hiệu quả.
Tính năng này giúp các khách sạn quản lý và phân tích dữ liệu thanh toán tốt hơn thông qua các phân tích rõ ràng và trực quan. Báo cáo bao gồm hiển thị, bộ lọc, tính toán và trực quan hóa các khoản thanh toán, hoàn tiền và các chỉ số quan trọng khác theo phương thức thanh toán.
Cách truy cập
Để truy cập báo cáo này, vào:
Reports > Payments Reports > Payment Report by Bookings
Hiểu về báo cáo
Báo cáo Thanh toán mới theo từng đặt phòng gồm hai phần chính:
🔶 Điều kiện in (Printout Conditions):
- Cơ sở lưu trú: Chỉ dành cho tài khoản Admin và Đối tác, bạn có thể tìm kiếm khách sạn để xuất báo cáo.
🔶 Bộ lọc
Các bộ lọc cho phép người dùng tuỳ chỉnh các đơn đặt phòng hiển thị trong báo cáo theo các điều kiện cụ thể. Có 5 trường chính:
-
Giai đoạn: Chọn khoảng thời gian cụ thể để lọc dữ liệu. Hệ thống sẽ hiển thị tất cả các khoản thanh toán được thực hiện trong thời gian đó (dựa trên ngày thanh toán).
-
Trạng thái thanh toán: Lọc đặt phòng theo trạng thái thanh toán hiện tại. Các lựa chọn gồm: Chờ xử lý, Đã nhận, Đặt cọc, Đặt cọc có thể hoàn lại, Đã hoàn, Thẻ không hợp lệ, Đã hủy, Vô hiệu.
-
Phương thức thanh toán: Chọn phương thức đã sử dụng để thanh toán. Các lựa chọn được hiển thị dựa trên cấu hình phương thức thanh toán trong Công cụ đặt phòng.
-
Loại thẻ: Chọn loại thẻ để xem báo cáo, gồm Visa, Master, JCB, Union Pay, Discover.
-
Loại tiền: Chọn loại tiền tệ bạn muốn xem dữ liệu. Nếu chọn nhiều hơn 1 loại, báo cáo sẽ tách thành nhiều trang tính theo từng tiền tệ. Chọn từng trang tính để xem dữ liệu tương ứng.
Hướng dẫn
Phần này hiển thị tóm tắt rõ ràng các bộ lọc và cài đặt đã được áp dụng cho báo cáo, giúp người dùng kiểm tra lại dữ liệu trước khi tải xuống hoặc in. Đảm bảo các thông tin như thời gian, trạng thái thanh toán, phương thức thanh toán, loại thẻ và tiền tệ chính xác.
Báo cáo thanh toán
Sau khi chọn bộ lọc và nhấn “Xem tóm tắt”, hệ thống sẽ truy xuất dữ liệu theo điều kiện đã chọn. Khi hoàn tất, màn hình sẽ hiển thị bảng tóm tắt báo cáo và biểu đồ thanh toán.
🔶 Bảng tóm tắt báo cáo
Bảng này hiển thị báo cáo tổng hợp doanh thu theo từng phương thức thanh toán, được nhóm theo đơn vị tiền tệ. Bao gồm:
-
Số tiền hiện tại
-
Phần trăm thay đổi so với kỳ trước
-
Phân tách rõ ràng từng loại phương thức thanh toán
Ví dụ: Mỗi loại tiền tệ được chọn trong bộ lọc ở trên sẽ hiển thị trong một khung riêng biệt, thể hiện các khoản thanh toán tương ứng với đơn vị tiền tệ đó (ví dụ: USD, VND).
🔶 Biểu đồ thanh toán
Dựa trên dữ liệu được tạo ra, hệ thống sẽ hiển thị biểu đồ so sánh các chỉ số này với tháng trước.
Bảng đặt phòng
Bảng giao dịch chi tiết sẽ hiển thị bên dưới biểu đồ, bao gồm:
-
Cột “Booking ref.” (Mã đặt phòng) cố định bên trái, giúp người dùng dễ theo dõi khi cuộn ngang. Khi cuộn hết sang bên phải, sẽ thấy cột “Ghi chú”, bao gồm nhận xét nội bộ hoặc mô tả bổ sung liên quan đến giao dịch (nếu có).
-
Danh sách các cột và mô tả:
-
Booking ref. (Mã đặt phòng): Mã đặt phòng có gắn liên kết; nhấp vào sẽ chuyển đến trang chi tiết đặt phòng.
-
Guest (Khách): Tên khách đã thực hiện thanh toán hoặc nhận hoàn tiền.
-
Date (Ngày): Ngày và giờ ghi nhận giao dịch (thanh toán, hoàn tiền, hủy, đặt cọc...).
-
Status (Trạng thái): Trạng thái hiện tại của giao dịch.
-
Payment Method (Phương thức thanh toán): Kênh hoặc công cụ thanh toán, ví dụ: HLPay, Chuyển khoản ngân hàng, Thẻ tín dụng, Tiền mặt.
-
Card Type (Loại thẻ đối với giao dịch thẻ): Mã định danh của thẻ đã dùng (4 số cuối + loại thẻ, ví dụ: Visa 4200, Master 5100).
-
By user (Bởi người dùng): Người dùng nội bộ thực hiện giao dịch.
-
Currency (Tiền tệ): Đơn vị tiền tệ của giao dịch (VD: USD, VND).
-
Amount: Giá trị giao dịch:
-
Số dương = đã nhận thanh toán
-
Số âm = hoàn tiền / hủy
-
-
Notes (Ghi chú): Ghi chú nội bộ hoặc thông tin bổ sung (nếu có).
-
- Tùy chọn hiển thị cột: Cho phép chọn ẩn/hiện các cột tùy chọn. Chỉ hai cột “Booking ref.” và “Date” luôn hiển thị mặc định.
- Tùy chọn xuất file: Có thể tải báo cáo dưới các định dạng: JSON, XML, CSV, TXT, SQL, Excel.