Tìm hiểu quy trình từng bước để tạo báo cáo đầy đủ chứa thông tin liên hệ của tất cả khách hàng của bạn.
Guest Management
Tính năng Guest Management có sẵn trong sản phẩm Công cụ đặt phòng (Booking Engine). Tính năng này tạo hồ sơ và ghi lại tất cả thông tin chi tiết về khách đối với mọi đặt phòng nhận được trong extranet. Đối với mỗi hồ sơ, có thể lưu trữ các thông tin về khách như: tên, họ, email, số điện thoại, địa chỉ, thành phố, quốc gia, mã bưu chính, số ID, quốc tịch, ngày sinh, giới tính và sở thích.
Trong quá trình đặt phòng, không phải mọi thông tin đều được ghi nhận. Do đó, việc lưu và cập nhật thông tin liên hệ của khách trong hồ sơ khi khách tiến hành nhận phòng là cực kì quan trọng, lưu ý là khi khách đặt phòng qua OTA, email của khách có thể không được bên OTA cung cấp cho khách sạn. Thu thập và quản lý thông tin chi tiết về khách trong hoạt động kinh doanh khách sạn có vai trò quan trọng cho nhiều mục tiêu khác nhau, bao gồm quảng cáo, cung cấp dịch vụ cá nhân hóa và xây dựng chương trình thành viên,...
Để tải xuống danh sách thông tin liên hệ của khách, vui lòng làm theo các bước sau:
- Đi tới 'Guest Management' trong 'Công cụ đặt phòng”.
- Nhấp vào nút 'Actions' và chọn 'Download List'.
- Một cửa sổ sẽ bật lên thông báo rằng danh sách liên hệ sẽ được gửi đến email của bạn. Email này là email đã được nhập trong mục 'Thiết lập chỗ ở' > Email chung.
- Nhấp vào 'OK' để tiếp tục.
- Kiểm tra hộp thư để tìm email hệ thống có chủ đề Hotel Link | Guest List.
Báo cáo liên hệ
Đây là tính năng có sẵn trong sản phẩm Website của chúng tôi. Những thông tin liên hệ được lưu trong báo cáo này không chỉ đến từ khách đặt phòng mà sẽ bao gồm tất cả những khách đã truy cập trang web và gửi yêu cầu cho khách sạn thông qua các biểu mẫu liên hệ trên website. Vì vậy, báo cáo liên hệ ghi lại tất cả các thông tin liên hệ nhận được từ trang liên hệ với chúng tôi (contact us), yêu cầu tour (trang things to do) và yêu cầu đặt chỗ.
Để tải xuống danh sách thông tin liên hệ, hãy thực hiện các hành động sau:
- Đi đến 'Báo cáo liên hệ' trong giải pháp website.
- Chọn phạm vi ngày bạn muốn tải xuống danh sách liên hệ.
- Chọn nguồn tin nhắn liên lạc nhận được. Có 3 lựa chọn:
- Yêu cầu liên hệ: Yêu cầu nhận được thông qua trang 'Liên hệ với chúng tôi'.
- Yêu cầu tour: Yêu cầu nhận được thông qua trang 'Những việc cần làm'.
- Yêu cầu đặt phòng: Yêu cầu nhận được qua trang 'Đặt chỗ'. Nếu khách sạn không dùng sản phẩm Công cụ đặt phòng (Booking Engine), trang này sẽ hiển thị một form yêu cầu đặt phòng để khách điền thông tin.
- Lọc kết quả bằng cách sử dụng email, tên khách du lịch hoặc số điện thoại.
- Nhấp vào nút 'Bộ lọc'.
- Nhấp vào 'Tải xuống Excel (XLS)' để lưu danh sách liên hệ.
