Tìm hiểu cách tạo đặt phòng trong hệ thống Hotel Link.
Sau khi đăng nhập vào hệ thống, để tạo đặt phòng mới, bạn có thể thực hiện theo 1 trong các cách sau đây:
- Trên trang chủ, nhấp chọn ‘Tạo đặt phòng mới’
- Truy cập vào Công cụ đặt phòng (Booking Engine) > Tạo đặt phòng hoặc Front Desk > Tạo đặt phòng.
- Trên Lịch Front Desk, kéo thả chuột chọn những ngày muốn tạo đặt phòng.
Trang Chi tiết đặt phòng
Sau khi nhấp tạo đặt phòng mới, hệ thống sẽ chuyển hướng bạn đến trang Chi tiết đặt phòng để bổ sung thông tin. Vui lòng chọn ngày nhận phòng, ngày trả phòng và nhấp ‘Check Availability’ (Kiểm tra phòng trống). Bạn cần kiểm tra lại lần nữa tổng số đêm khách ở để tránh sai sót thông tin.
Gia hạn ngày lưu trú của khách
Trong trường hợp bạn muốn kéo dài ngày lưu trú của khách (đối với các đặt phòng đã được xác nhận và đang lưu trú), bạn có thể dễ dàng thay đổi ngày trả phòng khác như sau:
Thông tin khách
Trong mục ‘Thêm khách’, bạn có thể tìm tên khách bằng tên hoặc email. Đối với những khách đã từng lưu trú tại khách sạn của bạn, thông tin sẽ được lưu lại trong danh sách. Nếu bạn không tìm thấy thông tin khách, hãy chọn ‘Thêm khách mới’ trong danh sách. Hệ thống cho phép thêm nhiều thông tin khách cho đặt phòng và cài đặt một khách làm khách chính (main guest). Khách chính (main guest) là người sẽ nhận thông báo đặt phòng và những email khác từ khách sạn.
Chọn ‘nguồn đặt phòng’ (bắt buộc): nhấp vào bánh răng bên cạnh để thêm và tạo nhiều nguồn đặt phòng trực tiếp. Bạn có thể lọc tìm đặt phòng theo các nguồn đặt phòng trực tiếp này trong trang Quản lý đặt phòng. Về thời gian nhận phòng, đây là trường tùy chọn không bắt buộc điền.
Thêm Phòng, Dịch vụ thêm và Giảm giá
Trong mục Phòng & Dịch vụ thêm, nhấp ‘Hành động’ để xem các tùy chọn.
Chọn mục mà bạn muốn thêm vào đặt phòng: phòng, dịch vụ hoặc giảm giá. Trong cửa sổ thêm phòng mới hiện ra, thực hiện theo các bước sau đây:
- Chọn loại phòng và gói giá liên quan để đặt phòng.
- Nếu bạn có sử dụng Front Desk, bạn có thể xếp đặt phòng vào phòng cụ thể.
- Tùy thuộc vào công suất phòng, điền số lượng người lớn và trẻ em phù hợp.
- Hệ thống sẽ tự động nhập giá phòng, thuế & phí liên quan (nếu có) cho các ngày nhận phòng và trả phòng. Bấm vào ‘Xem chi tiết’ (View details) để xem chi tiết giá phòng từng ngày.
- Điều chỉnh giá phòng nếu cần thiết.
- Chọn tình trạng đặt phòng tương ứng trong danh sách. Sau đó, nhấp ‘Thêm’ để hoàn tất bước thêm phòng.
Thực hiện các bước tương tự để thêm phòng khác, dịch vụ thêm hoặc giảm giá.
Hạng mục trong đặt phòng
Tất cả hạng mục đặt phòng được thêm vào sẽ được ghi nhận trong phần ‘Phòng & Dịch vụ thêm’. Những hạng mục này có thể điều chỉnh hoặc xóa bỏ. Bên cạnh hạng mục, có kí hiệu ‘P’ viết tắt của từ Policy (Chính sách đặt phòng). Khi di chuyển chuột vào kí hiệu này, sẽ hiển thị chính sách đặt phòng của hạng mục đó.
Thêm lịch sử thanh toán
Để thêm thanh toán, hãy đi tới Hành động > chọn một tùy chọn thanh toán.
Để biết chi tiết về các phương thức thanh toán trong chi tiết đặt phòng, bạn có thể đọc bài viết này. Bài viết này bao gồm các phương thức thanh toán cho cả trường hợp không sử dụng và có sử dụng Hotel Link Pay.
Gửi xác nhận đặt phòng đến khách
- Bạn có thể chọn gửi email xác nhận đặt phòng cho khách hay không bằng cách nhấp vào nút Thông báo. Bạn cũng có thể sử dụng tùy chọn này để gửi xác nhận đặt phòng đến email nhận đặt phòng của khách sạn.
- Bạn có thể sử dụng tùy chọn ‘Tải xuống’ để tải xuống Hóa đơn cho khách, Voucher đặt phòng và mẫu đơn Đăng ký khách.
- Trong tùy chọn ‘Hơn’, bạn có thể cập nhật thông tin bổ sung, cài đặt hóa đơn, xem và tải lên tệp tin, xem lịch sử hoạt động của người dùng.