Bạn có tùy chọn gửi email tự động cho tất cả khách trước khi họ đến và sau khi họ rời đi. Bạn có thể tùy chỉnh định dạng được xác định trước trong extranet.
Trước khi nhận phòng
Email trước khi nhận phòng sẽ được gửi cho khách trước khi họ đến. Thông thường tin nhắn sẽ được gửi vài ngày trước khi họ đến, nhưng khách sạn cũng có thể cài đặt email gửi vài tuần trước khi khách nhận phòng hoặc ngay sau ngày đặt phòng. Ví dụ: bạn có thể gửi tin nhắn chào mừng 2 ngày trước khi khách đến để chào đón họ tại khách sạn của bạn.
Email trước khi nhận phòng là một cách tuyệt vời để xây dựng mối quan hệ và khiến khách hàng cảm thấy hài lòng về kỳ nghỉ trong tương lai của họ. Sử dụng email trước khi nhận phòng để chia sẻ thông tin về khách sạn của quý vị và tìm hiểu về sở thích của khách. Đây cũng là cơ hội tốt để giới thiệu thêm các dịch vụ bán kèm tại khách sạn.
Sau khi trả phòng
Email sau khi trả phòng sẽ được gửi đến những khách đã hoàn thành kỳ lưu trú của mình. Gửi email cảm ơn tới khách không chỉ thể hiện sự biết ơn mà còn để họ biết bạn đánh giá cao họ như thế nào. Một tin nhắn được viết chỉn chu có thể bày tỏ rất nhiều điều. Đó là cơ hội để khách hàng có thể để lại đánh giá cho chỗ nghỉ của bạn, và là cách để tăng sự hài lòng của khách hàng.
Nên gửi tin nhắn này càng sớm càng tốt! Vì việc gửi email cảm ơn ngay sau khi khách rời khỏi chỗ nghỉ của bạn luôn mang lại sự hài lòng cao hơn.
Cách kích hoạt Email của Khách
- Vào Công cụ đặt phòng > Email khách. Nếu bạn đang sử dụng Front Desk > Email khách
- Ở menu bên trái, nhấp vào email bạn muốn kích hoạt
- Ngày trước khi nhận phòng: Số ngày trước khi nhận phòng mà email Trước khi nhận phòng sẽ được gửi cho khách.
- Số ngày sau khi trả phòng: Số ngày sau khi trả phòng mà email Sau khi trả phòng sẽ được gửi cho khách.
- Tiêu đề email: bạn có thể nhập tiêu đề email tùy chỉnh sẽ được áp dụng cho tất cả các tin nhắn.
- Nội dung thư: Nội dung email mặc định là đề xuất bao gồm các phương pháp hay nhất. Hãy thoải mái chỉnh sửa nội dung. Bạn có thể sử dụng các thẻ dưới đây nếu muốn. Nhấn vào nút ‘Tải mặc định’ trong trường hợp muốn tải lại nội dung mặc định.
-
- 'booking.guest.full_name' – Thẻ tự động để đưa tên khách vào tin nhắn 'Booking.arrival_date'
- 'booking.arrival_date' – Thẻ tự động để đưa ngày đến của khách vào tin nhắn
- 'booking.tripadvisor' – Thẻ tự động để đưa liên kết TripAdvisor vào tin nhắn
- Trang Tripadvisor (tùy chọn); Nhập đầy đủ URL danh sách TripAdvisor trong trường hợp bạn muốn đưa liên kết vào email của mình. Ví dụ: http://www.tripadvisor.com/Hotel_Review-g309713-d587938-Reviews-Hotel_Name_Destination.html. Thẻ 'booking.tripadvisor' phải được đưa vào nội dung email để liên kết xuất hiện.
- Hình ảnh tiêu đề (tùy chọn): tải lên biểu ngữ hoặc hình ảnh tiêu đề để đưa vào email
- Gửi cho khách du lịch: Cài đặt để có thể gửi email đến cho các đặt phòng trực tiếp (từ trang web và Facebook của bạn) và/hoặc từ đặt phòng của người quản lý kênh đặt phòng (đối với các kênh cung cấp chi tiết email của khách du lịch).
- Gửi kèm bản sao đến (tùy chọn): bao gồm địa chỉ email để nhận bản sao của email được gửi cho khách
- Nhấn ‘Lưu’.
Nếu việc đặt chỗ được thực hiện khác với quy tắc kích hoạt email trước khi đến, hệ thống sẽ gửi email 1 giờ sau khi việc đặt chỗ được thực hiện. Ví dụ: nếu bạn đã đặt gửi email trước khi đến 5 ngày trước ngày nhận phòng, thì đối với những đặt chỗ được khách thực hiện trong khoảng thời gian ít hơn 5 ngày, hệ thống ưu tiên gửi email 1 giờ sau khi đặt phòng được thực hiện.
Video hướng dẫn: Email khách
Nếu bạn đang sử dụng mẫu email cũ và muốn sử dụng mẫu email cho khách trước và sau khi nhận phòng với giao diện mới trong hệ thống Hotel Link, vui lòng tham khảo bài viết này. Nhấn vào đây