Gửi xác nhận đặt phòng và voucher cho khách

Ở bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách gửi email xác nhận đặt phòng và voucher cho khách, đây là một thao tác cần thiết khi nhận đặt phòng trực tiếp (offline).

Xác nhận đặt phòng

Gửi xác nhận đặt phòng cho khách là hành động để đảm bảo cho khách đặt phòng biết rằng đặt chỗ của họ đã được thực hiện thành công và được khách sạn của bạn ghi nhận. Xác nhận đặt phòng sẽ giúp tránh mọi nhầm lẫn hoặc tranh chấp liên quan đến chi tiết đặt phòng. Email xác nhận đặt phòng bao gồm các thông tin chi tiết như tên khách, ngày đến, thời gian lưu trú, phòng đã đặt và giá trị đặt phòng.

Khi nào cần gửi lại xác nhận đặt phòng?

Trong quá trình quản lý đặt phòng, có những trường hợp cụ thể cần gửi xác nhận đặt phòng và voucher cho khách:

• Khách chưa nhận được email xác nhận đặt phòng từ khách sạn của bạn.
• Khách thực hiện các sửa đổi về ngày nhận phòng hoặc trả phòng, lựa chọn phòng, các tiện ích bổ sung, v.v.
• Đối với đặt phòng trực tiếp (offline), đặt phòng được tạo thủ công trong extranet.

Làm thế nào để gửi xác nhận đặt phòng

Để gửi xác nhận đặt phòng và voucher cho khách, vui lòng làm theo các bước sau:

• Truy cập Extranet của Hotel Link.
• Điều hướng đến 'Quản lý đặt phòng' (tùy theo sản phẩm mà khách sạn kí kết với Hotel Link, chọn lựa này có thể nằm ở thanh ‘Công cụ đặt phòng’ hoặc ‘Front Desk’)
• Tìm kiếm đặt phòng cụ thể.
• Nhấp vào số tham chiếu đặt chỗ để mở trang chi tiết đặt chỗ.
• Cuộn xuống trang và chọn 'Thông báo'.
• Chọn tùy chọn 'Gửi thông báo đến khách hàng'.
• Trong cửa sổ bật lên xuất hiện, hãy nhấp vào 'Tiếp tục'.