Tìm hiểu cách sử dụng phần cài đặt Lễ tân (Front Desk) của Hotel Link để tự động hóa quy trình check-in, check-out và phân bổ phòng cho đặt phòng.
Để điều chỉnh cài đặt, vui lòng thực hiện các bước sau:
-
Truy cập Lễ tân (Front Desk) > Lịch
-
Ở góc trên bên phải, nhấp vào nút “Hành động” và chọn “Cài đặt”
-
Trong cửa sổ cài đặt hiển thị, bạn sẽ thấy 3 tùy chọn:
1. Phân bổ các đặt phòng mới
Bạn có thể thiết lập để hệ thống phân bổ đặt phòng mới vào phòng theo cách tự động hoặc thủ công:
-
Tự động: Hệ thống sẽ tự động phân bổ đặt phòng mới vào các phòng trống phù hợp mà không cần sự can thiệp của nhân viên lễ tân.
-
Thủ công: Các đặt phòng mới sẽ không được phân bổ vào phòng cụ thể. Thay vào đó, các đặt phòng này sẽ hiển thị ở phần “Chưa phân bổ” (Unallocated) trên Lịch. Nhân viên khách sạn cần kiểm tra và phân bổ phòng thủ công.
2. Các đặt phòng đã được nhận phòng
Bạn có thể thiết lập quy trình nhận phòng là tự động hoặc thủ công, dựa theo thời gian nhận phòng được cài đặt trong trang Công cụ đặt phòng – Cài đặt:
-
Tự động: Hệ thống sẽ tự động cập nhật trạng thái của đặt phòng thành “Đang lưu trú” vào thời gian nhận phòng đã được thiết lập sẵn mà không cần tác động thủ công.
-
Thủ công: Trạng thái đặt phòng sẽ vẫn là “Xác nhận” cho đến khi nhân viên thay đổi thủ công sang trạng thái “Đang lưu trú” sau khi khách đến.
3. Các đặt phòng đã được trả phòng
Tương tự, quá trình trả phòng cũng có thể là tự động hoặc thủ công, tùy theo thời gian trả phòng được thiết lập trong phần Công cụ đặt phòng – Cài đặt:
-
Tự động: Hệ thống sẽ tự động cập nhật trạng thái đặt phòng thành “Hoàn tất” vào thời điểm trả phòng.
-
Thủ công: Nhân viên phải cập nhật trạng thái đặt phòng thành “Hoàn tất” sau khi khách trả phòng.
Để biết thêm thông tin về phân phòng, vui lòng tham khảo bài viết “Cách phân bổ các đặt phòng mới”