Bên cạnh giá và phòng trống, nhiều điều kiện khác cũng có thể được thiết lập cho cơ sở lưu trú của bạn trong Công cụ Đặt phòng Hotel Link.
Phòng trống: Số lượng phòng/giường còn có thể đặt
"Phòng trống" đề cập đến số lượng phòng hoặc giường hiện tại chưa có khách ở và có thể được đặt tại một thời điểm nhất định.
Giá: Giá đặt cho mỗi phòng/giường
"Giá" là mức phí áp dụng cho mỗi phòng hoặc giường theo đêm. Đây là giá cơ bản để đặt phòng tại cơ sở lưu trú.
Giá người lớn ở cùng: Giá phụ thu khi có thêm người lớn
"Giá người lớn ở cùng" là khoản phí bổ sung áp dụng khi có thêm người lớn ở cùng và vượt số lượng tiêu chuẩn trong phòng. Thông thường, giá phòng bao gồm số lượng người lớn nhất định (1 hoặc 2 người lớn). Nếu có thêm người lớn ở cùng, khách sạn có thể cho phép ở cùng với điều kiện nhất định và thu thêm phí cho từng người thêm.
Giá trẻ em ở cùng: Giá phụ thu khi có thêm trẻ em
"Giá trẻ em ở cùng" là khoản phí bổ sung áp dụng khi có trẻ em ở cùng phòng vượt quá số lượng trẻ em được bao gồm trong giá phòng tiêu chuẩn. Giá phòng thường bao gồm số lượng người lớn, và trẻ em dưới độ tuổi nhất định có thể được ở miễn phí hoặc với giá ưu đãi. Tuy nhiên, nếu số lượng trẻ em vượt quá số lượng cho phép, hoặc trẻ em vượt độ tuổi miễn phí, khách sạn sẽ áp dụng phụ thu đối với trẻ em ở cùng.
Số đêm tối thiểu: Số đêm tối thiểu phải đặt
"Số đêm tối thiểu" trong đặt phòng khách sạn là yêu cầu về số đêm lưu trú tối thiểu mà khách phải đặt để hoàn tất đặt phòng. Chính sách này thường được áp dụng để quản lý số lượng phòng hiệu quả hơn, đặc biệt trong các dịp cao điểm, cuối tuần hoặc sự kiện đặc biệt.
Ví dụ: nếu khách sạn đặt yêu cầu tối thiểu 3 đêm trong dịp lễ, khách bắt buộc phải đặt ít nhất 3 đêm liên tiếp thì mới đặt được phòng trong khoảng thời gian đó. Những đặt phòng ngắn hơn sẽ không được chấp nhận.
Số đêm tối đa: Số đêm tối đa có thể đặt
"Số đêm tối đa" là số đêm liên tiếp tối đa mà khách có thể đặt trong một lần qua hệ thống đặt phòng của khách sạn. Điều kiện này giúp khách sạn kiểm soát thời gian lưu trú và quản lý phòng hiệu quả hơn.
Ví dụ: nếu khách sạn đặt giới hạn tối đa 7 đêm, khách chỉ có thể đặt tối đa 7 đêm liên tiếp qua hệ thống đặt phòng online hoặc các kênh đặt phòng trực tiếp khác.
Đóng ngày đến (CTA): Hạn chế khách nhận phòng vào ngày nhất định
"Đóng ngày đến" (CTA) là một điều kiện mà khách sạn áp dụng để không cho phép khách đặt phòng đến vào những ngày cụ thể, trừ khi họ đặt rất gần ngày nhận phòng. Ví dụ: nếu khách sạn áp dụng CTA cho thứ Bảy, khách sẽ không thể đặt phòng để nhận phòng vào thứ Bảy đó, trừ khi họ đặt sát ngày (như 1–2 ngày trước).
Đóng ngày đi (CTD): Hạn chế khách trả phòng vào ngày nhất định
Tương tự như CTA, nhưng áp dụng với ngày trả phòng. Điều kiện CTD nghĩa là khách sạn giới hạn các đặt phòng trả phòng vào những ngày cụ thể (thường là ngày cao điểm), trừ khi đặt gần ngày đó. Ví dụ: nếu áp dụng CTD cho Chủ Nhật, khách sẽ không thể đặt phòng với ngày trả phòng là ngày Chủ Nhật.
Tạm dừng bán: Ngừng bán gói giá vào ngày cụ thể
"Tạm dừng bán" dùng để đóng số lượng phòng trống nhất định vào các ngày cụ thể. Khi một gói giá bị áp dụng tính năng này, khách sẽ không thể đặt gói giá đó cho những ngày đó.
Số ngày đặt phòng trước tối thiểu: Số ngày trước khi nhận phòng cho phép đặt
"Số ngày đặt phòng trước tối thiểu" là khoảng thời gian tối thiểu trước ngày nhận phòng mà khách phải hoàn tất đặt phòng. Sau khoảng thời gian đó, phòng sẽ không còn khả dụng để đặt cho ngày cụ thể đó. Đây còn gọi là “thời hạn cắt phòng” (cut-off period).
Ví dụ: nếu khách sạn đặt Số ngày đặt phòng trước tối thiểu là 2 ngày, khách phải đặt phòng ít nhất trước 2 ngày so với ngày nhận phòng. Nếu khách cố đặt trong vòng 48 tiếng trước ngày nhận phòng, hệ thống sẽ không cho phép đặt phòng cho các ngày đó.