Tìm hiểu cách quản lý và xác nhận các đặt phòng từ OTA, kể cả trong trường hợp các đặt phòng không được tự động đồng bộ vào hệ thống của Hotel Link.
Truy xuất đặt phòng là gì?
'Truy xuất đặt phòng' là quá trình thu thập thông tin đặt phòng, thường là từ các OTA, và nhập các chi tiết đặt phòng vào Quản lý kênh bán (Channel Manager). Quản lý kênh bán sẽ thường xuyên "gọi" tới OTA để kiểm tra các đặt phòng mới, chỉnh sửa đặt phòng hoặc huỷ đặt phòng. Quá trình này diễn ra tự động giữa OTA và Quản lý kênh bán của Hotel Link. Tuy nhiên, trong một số trường hợp xảy ra lỗi kết nối, bạn cần truy xuất đặt phòng thủ công.
Khi nào cần truy xuất đặt phòng thủ công?
Việc truy xuất đặt phòng thủ công giữa Quản lý kênh bán và OTA cần thiết khi quá trình tự động gặp sự cố. Các vấn đề có thể bao gồm lỗi kỹ thuật, lỗi truyền dữ liệu hoặc mất kết nối giữa hai hệ thống. Trong những trường hợp đó, việc truy xuất thủ công giúp đảm bảo thông tin đặt phòng vẫn được đồng bộ chính xác, tránh thiếu sót hoặc sai lệch.
Thay đổi trong gói giá OTA
Nếu OTA đã cập nhật gói giá mà bạn chưa truy xuất phòng trong Quản lý kênh bán, hoặc có gói giá mới trên OTA nhưng chưa được kết nối với gói giá trong Hotel Link, có thể dẫn đến việc mất đặt phòng. Trong trường hợp này, vui lòng làm theo các bước sau:
-
Vào phần Quản lý kênh bán trong extranet. Từ menu bên trái, chọn OTA tương ứng.
-
Trong trang Kết nối, nhấp vào ‘Truy xuất phòng từ OTA’. Hành động này sẽ truy cập hệ thống OTA để lấy danh sách gói giá hiện tại.
-
Nhấp ‘Lưu’ để đồng bộ lại toàn bộ dữ liệu với OTA và truy xuất các đặt phòng bị thiếu.
Cách truy xuất một đặt phòng cụ thể
-
Đảm bảo rằng tất cả gói giá đã được kết nối chính xác.
-
Khi có đặt phòng không thể xử lý bởi Quản lý kênh bán, bạn sẽ nhận được email thông báo, trong đó có chứa Mã đặt phòng.
-
Thực hiện các bước sau:
-
Sao chép mã đặt phòng.
-
Vào Công cụ đặt phòng > Quản lý đặt phòng > Truy xuất đặt phòng OTA. Nếu bạn đang dùng Lễ tân (Front Desk), vào Lịch > Hành động > Truy xuất đặt phòng OTA.
-
Khi cửa sổ “Truy xuất đặt phòng OTA” hiện lên, chọn OTA tương ứng và dán mã đặt phòng vào. Sau đó nhấn ‘Truy xuất’.
-
Nếu truy xuất thành công, đặt phòng sẽ xuất hiện trong Lịch của Lễ tân (Front Desk) và trang Quản lý đặt phòng.
-
Quy tắc truy xuất đặt phòng từ Expedia
Expedia có các quy định về thời hạn truy xuất đặt phòng như sau:
a. Nếu khách đến trong cùng ngày (theo giờ địa phương của khách sạn), truy xuất đặt phòng sẽ hết hiệu lực sau 30 phút kể từ lúc khách đặt.
b. Nếu khách đặt phòng từ 0:00 đến 23:59:59 của ngày trước ngày đến, truy xuất đặt phòng hết hiệu lực sau 60 phút.
c. Nếu đặt phòng trước nhiều ngày, truy xuất đặt phòng sẽ hết hiệu lực sau 24 giờ.
Airbnb
Truy xuất đặt phòng không áp dụng với Airbnb.
Không truy xuất được đặt phòng?
Nếu bạn không thể truy xuất được đặt phòng, vui lòng liên hệ với đội ngũ hỗ trợ của chúng tôi để được hỗ trợ.