Tìm hiểu cách gán phòng trống cho khách đặt phòng thông qua công cụ Front Desk của Hotel Link. Thao tác gán phòng có thể thực hiện tự động hoặc thủ công.
Phân bổ phòng (gán phòng) khách sạn là quá trình sắp xếp các phòng trống cho khách đặt phòng dựa trên thông tin đặt phòng, phòng theo sở thích, và các tiêu chí liên quan khác. Để phân bổ phòng trong hệ thống, có 2 cách như sau:
Tự động: Hệ thống sẽ tự động phân bổ booking mới vào phòng được đặt tương ứng, nghĩa là sau khi khách sạn nhận được booking mới, booking này sẽ được phân bổ tự động vào phòng trống ở loại phòng tương ứng mà không cần thao tác thủ công nào. Việc phân bổ tự động này có thể tiết kiệm thời gian trong quá trình quản lý đặt phòng.
Thủ công: Những booking mới sẽ không được tự động phân bổ vào phòng cụ thể. Thay vào đó, những booking này sẽ được xếp vào hàng 'Chưa phân bổ' của loại phòng mà khách đặt. Trong trường hợp này, bạn cần xếp thủ công những booking này vào phòng cụ thể.
Cách phân bổ tự động các booking mới
Để phân bổ tự động các booking mới, hãy thực hiện các thao tác sau:
- Truy cập vào ‘Lịch’ dưới Công cụ Front Desk.
- Nhấp vào tùy chọn ‘Hành động’, chọn ‘Cài đặt’.
- Trong mục Phân bổ các đặt phòng mới, chọn ‘Tự động’.
- Nhấn ‘Lưu’.
Sau khi thực hiện thay đổi cài đặt này, tất cả các booking trong tương lai sẽ tự động được phân bổ vào phòng trống trên lịch dựa trên thứ tự từ trên xuống dưới.
Cách phân bổ thủ công các booking mới
Trong Cài đặt Front Desk, nếu mục Phân bổ các đặt phòng mới được chọn ‘Thủ công’, những bookings mới sẽ được xếp vào hàng ‘Chưa phân bổ của loại phòng mà khách đặt. Trong trường hợp này, có 2 cách để xếp phòng thủ công:
Trong lịch: Chỉ với thao tác kéo & thả chuột đơn giản trên lịch, bạn có thể phân bổ booking này từ hàng ‘Chưa phân bổ’ vào phòng cụ thể.
Trong trang Chi tiết đặt phòng:
Trong trang 'Chi tiết Đặt phòng', di chuyển đến phần 'Phòng & Dịch vụ thêm', chọn phòng bạn muốn phân bổ. Nhấp vào biểu tượng ba chấm (...) bên cạnh và chọn 'Sửa hạng mục đặt phòng.' Trong cửa sổ hiện ra, chọn 'Tên phòng'. Trong danh sách tên phòng, hãy chọn phòng cụ thể để phân bổ booking. Nhấp vào 'Ok' và 'Lưu' để áp dụng những thay đổi.
Việc đặt phòng với các loại phòng khác nhau được phân bổ như thế nào?
Các loại phòng khác nhau trong cùng 1 booking sẽ được xử lý riêng lẻ trong quá trình phân bổ phòng. Ví dụ: trong 1 booking, gồm 2 loại phòng ‘Phòng tiêu chuẩn’ và ‘Phòng hạng sang’. Trong cài đặt Front Desk, phân bổ các đặt phòng mới đang được thiết lập tự động, khi đó 2 phòng đặt trên sẽ được tự động phân bổ vào phòng trống tương ứng loại phòng. ‘Phòng tiêu chuẩn’ sẽ được phân bổ vào phòng còn trống đầu tiên trong loại phòng tiêu chuẩn. Việc phân bổ này sẽ được áp dụng tương tự cho ‘Phòng hạng sang’.
Khi phân bổ các đặt phòng mới đang được thiết lập thủ công, khách sạn cần phân bổ thủ công booking vào phòng cụ thể bằng cách kéo & thả chuột trên lịch hoặc cập nhật phòng trong trang chi tiết đặt phòng (đã hướng dẫn ở trên).