Thêm mới ủy quyền trước cho phép cơ sở lưu trú tạm giữ một khoản tiền nhất định trên thẻ tín dụng của khách để đảm bảo thanh toán cho kỳ lưu trú hoặc trong trường hợp khách không đến. Hãy làm theo các bước dưới đây để tạo ủy quyền trước mới.
Tại sao ủy quyền trước lại quan trọng
Ủy quyền trước đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý thanh toán của khách sạn. Nó giúp bảo vệ cơ sở lưu trú khỏi các khoản thất thoát tiềm ẩn, đồng thời mang lại trải nghiệm an toàn và minh bạch cho khách.
-
Đảm bảo an toàn thanh toán
Ủy quyền trước đảm bảo thẻ của khách hợp lệ và có đủ số dư. Điều này giúp cơ sở lưu trú yên tâm rằng đặt phòng là thật và khách có khả năng chi trả cho chi phí lưu trú hoặc các chi phí phát sinh. -
Giảm thiểu rủi ro khách không đến hoặc hủy phòng
Bằng cách giữ một khoản tiền trên thẻ của khách, khách sạn hạn chế tình trạng khách không đến hoặc hủy phòng vào phút cuối mà không báo trước. Điều này giúp giảm thất thu và nâng cao độ tin cậy của đặt phòng. -
Bảo vệ khỏi thiệt hại hoặc chi phí phát sinh
Trong trường hợp phòng bị hư hại, dùng minibar hoặc trả phòng trễ, khách sạn có thể dễ dàng thu khoản tiền đã giữ thay vì yêu cầu thông tin thanh toán mới. -
Cải thiện quản lý dòng tiền
Mặc dù không phải là khoản thu trực tiếp, ủy quyền trước giúp khách sạn đảm bảo doanh thu tiềm năng ngay từ đầu, hỗ trợ kiểm soát tốt hơn các giao dịch tài chính. -
Tăng sự tin tưởng và minh bạch với khách
Khách hiểu rằng ủy quyền trước chỉ là tạm giữ chứ không phải khoản thu ngay. Sự minh bạch này giúp xây dựng niềm tin đồng thời đảm bảo khách sạn được bảo vệ nếu có chi phí phát sinh.
Thêm mới ủy quyền trước
-
Truy cập trang chi tiết đặt phòng.
-
Trong mục ‘Thanh toán’, nhấp vào nút ‘Hành động’. Một menu thả xuống sẽ xuất hiện.
Từ menu, chọn ‘Thêm ủy quyền trước mới’. Một biểu mẫu sẽ mở ra để bạn nhập thông tin.
- Nhập thông tin ủy quyền trước:
- Thẻ tín dụng: Chọn thẻ nếu khách cung cấp nhiều hơn một thẻ.
- Đơn vị tiền tệ: Theo thiết lập trong trang Công cụ đặt phòng.
- Đơn vị tiền tệ của thẻ thanh toán: Theo cài đặt trong Hotel Link Pay.
- Số tiền: Nhập số tiền cần tạm giữ trên thẻ khách (không thu tiền).
- Phụ phí (tùy chọn): Nhập số tiền phụ phí.
- Tổng cộng: Hệ thống tự động tính tổng dựa trên số tiền và phụ phí.
- Đánh dấu ô nếu muốn gửi email giao dịch cho khách.
- Nhấn ‘Lấy’ để lưu thay đổi.
Sau khi hoàn tất, hệ thống sẽ hiển thị như sau:
Thời hạn mặc định của ủy quyền trước là 7 ngày kể từ ngày tạo.
Bên cạnh bản ghi ủy quyền trước, có menu ba chấm với các tùy chọn sau:
Tính phí xác thực trước
Dùng để chuyển khoản ủy quyền trước thành thanh toán thực tế.
Thường thực hiện khi:
-
Khách nhận phòng hoặc trả phòng.
-
Cần thu tiền cho kỳ lưu trú hoặc chi phí phát sinh.
Khi cửa sổ này mở, trường Số tiền sẽ hiển thị tổng số tiền đã ủy quyền trước. Bạn chỉ có thể chỉnh thành số tiền nhỏ hơn.
Khi thu xong, số tiền sẽ được trừ khỏi thẻ của khách và trạng thái chuyển sang “Đã thu”.
Hoãn ủy quyền trước
Dùng để hủy hoặc không cần khoản tiền đang tạm giữ trên thẻ khách.
Thường thực hiện khi:
-
Đặt phòng bị hủy.
-
Khách thanh toán bằng phương thức khác.
-
Không còn cần giữ khoản tiền đó.
Sau khi xử lý, trạng thái ủy quyền trước sẽ chuyển sang “Đã hủy”.