Để hiểu cách thức hoạt động của các khoản bồi hoàn (và cách chúng không hoạt động), cần có sự hiểu biết cơ bản về lý do cơ bản đằng sau chúng và tác động của chúng đối với những người có liên quan.
Khoản bồi hoàn là gì?
Theo thuật ngữ cơ bản nhất, đó là sự hoàn trả thanh toán bằng thẻ tín dụng.
Nếu bạn là người bán (ví dụ: khách sạn), khoản bồi hoàn có thể dẫn đến mất doanh thu, nỗ lực tốn nhiều công sức và là mối đe dọa khó chịu đối với doanh nghiệp của bạn. Nếu bạn là người tiêu dùng, khoản bồi hoàn sẽ là lá chắn giữa bạn và những người bán hàng không trung thực. Nếu hai điều đó mâu thuẫn nhau thì đó không bao giờ là mục đích mà nó được tạo dựng ra.
Mục đích của khoản bồi hoàn
Mặc dù khoản bồi hoàn có thể trông rất giống với khoản hoàn tiền truyền thống, nhưng có một điểm khác biệt chính: thay vì liên hệ với doanh nghiệp để được hoàn lại tiền, người tiêu dùng sẽ yêu cầu ngân hàng phát hành của họ buộc phải lấy tiền từ người bán. Điều này có thể là do khách hàng không tin tưởng họ được nhận đủ những gì họ đã trả; hoặc phổ biến hơn là không hiểu rõ khoản chi trả như tuyên bố. Sau đó, ngân hàng và nhà phát hành thẻ của khách hàng sẽ tiến hành một cuộc điều tra và nếu ngân hàng và nhà phát hành thẻ quyết định rằng yêu cầu của chủ thẻ là hợp lệ, tiền sẽ được rút khỏi tài khoản của người bán và trả lại cho người tiêu dùng.
Khoản bồi hoàn được thiết kế để giữ an toàn cho khách hàng. Rủi ro buộc phải hoàn lại tiền đảm bảo người bán cố gắng hết sức để cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ đã được quảng cáo.
Khoản bồi hoàn giúp bảo vệ chủ thẻ khỏi bị ảnh hưởng bởi gian lận của người bán. Việc cung cấp cho chủ thẻ khả năng yêu cầu bồi hoàn đối với một giao dịch thẻ tín dụng gian lận sẽ loại bỏ rủi ro của khách hàng và giúp họ tự tin sử dụng thẻ của mình cho nhiều giao dịch mua hàng.
Lịch sử của khoản bồi hoàn
Khi thẻ tín dụng lần đầu tiên được giới thiệu vào đầu những năm 1970, các ngân hàng gặp khó khăn trong việc thuyết phục công chúng về sự an toàn khi sử dụng sản phẩm mới của họ. Việc áp dụng rộng rãi thẻ tín dụng là điều khó khăn vì mọi người lo lắng rằng nếu thẻ bị mất hoặc bị đánh cắp, tội phạm có thể sử dụng nó cho các giao dịch trái phép. Chủ thẻ trong trường hợp này sẽ phải chịu trách nhiệm thanh toán cho các giao dịch gian lận này.
Một vấn đề khác bắt đầu nảy sinh là việc người bán lừa đảo sử dụng thông tin thẻ nhận được trong quá trình thanh toán để tính thêm phí. Năm 1974, Đạo luật thanh toán tín dụng công bằng năm 1974 đã được tạo ra để giải quyết vấn đề này bằng cách tạo ra cái gọi là khoản bồi hoàn.
Bằng cách yêu cầu hoàn tiền, chủ thẻ giờ đây có thể theo dõi người bán và đảm bảo được hoàn lại tiền từ chính ngân hàng. Tiếp đến, ngân hàng có thể vô hiệu hóa giao dịch thẻ tín dụng, sau đó rút tiền đã được gửi trước đó từ tài khoản ngân hàng của người bán và tính phí cho người bán một khoản không nhỏ. Với những tính năng tin cậy mới này, việc sử dụng thẻ tín dụng đã bùng nổ và cuối cùng các ngân hàng cũng nhận được kết quả mà họ mong đợi.
Khi nào người tiêu dùng có thể đưa ra khoản bồi hoàn?
Về cơ bản, chủ thẻ có thể yêu cầu ngân hàng hoàn lại bất kỳ khoản phí nào trên thẻ của họ. Điều này không có nghĩa là yêu cầu của họ sẽ thành công và có một số điều nhất định mà chủ thẻ nên làm trước khi thực hiện hành động này.
Điều đầu tiên khách hàng nên làm, ngoại trừ trường hợp thẻ bị mất hoặc bị đánh cắp, là liên hệ trực tiếp với người bán.
Mục tiêu là giải quyết vấn đề mà không cần sự can thiệp của ngân hàng. Hầu hết, một vấn đề giao tiếp đơn giản có thể được giải quyết trong vòng 5 phút. Điều này có thể là do lỗi vô tình của người bán, người sẽ chịu trách nhiệm hoàn lại tiền, hoặc phổ biến nhất là do chủ thẻ không nhận ra tên của người bán trên bảng sao kê của họ. Điều này cực kỳ phổ biến đối với các thương nhân là thành viên của một công ty cổ phần lớn hơn.
Nếu người bán không tìm ra giải pháp thì khoản bồi hoàn có thể là lựa chọn duy nhất. Tuy nhiên, đây phải là biện pháp cuối cùng vì nó có thể rất có hại cho người bán nếu thực hiện sai.
Lý do là với khoản bồi hoàn, chủ thẻ sẽ giữ lại sản phẩm hoặc dịch vụ đã mua và được hoàn lại giá trị của món hàng đó. Vì vậy, về cơ bản, người bán cung cấp cho khách hàng sản phẩm hoặc dịch vụ miễn phí và phải trả tiền phạt bồi hoàn. Trong trường hợp người bán trung thực nhưng không chứng minh được thì khách hàng đã ăn trộm của người bán theo đúng nghĩa đen.
Tác động của khoản bồi hoàn đối với người bán
Phí bồi hoàn: Mỗi lần người tiêu dùng gửi yêu cầu bồi hoàn được coi là thành công, người bán sẽ phải trả một khoản phí ($20 - $100 cho mỗi giao dịch). Ngay cả khi người tiêu dùng sau đó hủy khoản bồi hoàn (ví dụ: nếu lý do là vì không giao hàng nhưng mặt hàng lại xuất hiện sau đó vài ngày), người bán vẫn sẽ phải trả phí và chi phí hành chính liên quan đến quy trình.
Nếu người bán phải chịu phí bồi hoàn quá lớn vượt ngưỡng trong một khoảng thời gian quy định, họ cũng có thể nhận các khoản tiền phạt cực nặng ($10k +) có thể làm tê liệt một doanh nghiệp nhỏ.
Thất lạc hàng hóa: Trong trường hợp yêu cầu bồi hoàn thành công, khách hàng không phải trả lại sản phẩm. Điều này gây ra thất thoát hàng tồn kho, không chỉ dẫn đến mất doanh thu mà còn có thể làm gián đoạn quy trình hoạt động cho những khách hàng trong tương lai.
Bị đặt vào mức rủi ro cao: Nếu tỷ lệ bồi hoàn của người bán vượt quá một ngưỡng nhất định, nhà cung cấp dịch vụ thanh toán của họ có thể xếp người bán vào danh mục có rủi ro cao. Điều này khiến người bán phải trả phí giao dịch lớn hơn và thiệt hại đến lợi nhuận của họ.
Chấm dứt tài khoản: Trong trường hợp đặc biệt, nhà cung cấp dịch vụ thanh toán có thể chấm dứt tài khoản người bán . Sau đó, người bán có thể bị đưa vào danh sách đen mà các nhà cung cấp dịch vụ thanh toán khác có thể xem được và sẽ không thể chấp nhận thanh toán bằng thẻ nữa, trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp sẽ bị phá sản.
Thời gian, Căng thẳng và Sức lao động : Ngay cả khi doanh nghiệp đang ở trong tình trạng tài chính tốt và có thể vượt qua những ảnh hưởng từ các khoản phí phát sinh, mỗi khoản bồi hoàn được đưa ra sẽ chiếm các nguồn lực có giá trị của doanh nghiệp dưới các hình thức như kiểm toán sổ sách, lực lượng lao động cần thiết để cung cấp tài liệu được yêu cầu và năng lực tinh thần được sử dụng để phát triển doanh nghiệp.
Tác động của khoản bồi hoàn đối với người tiêu dùng
Người tiêu dùng cũng có một số trách nhiệm trong việc yêu cầu bồi hoàn. Để duy trì một hệ thống mà người tiêu dùng không thể tự tiện yêu cầu bồi hoàn cho mọi giao dịch, dù hợp lệ hay không, người tiêu dùng có thể phải chịu những điều sau:
- Nếu người bán tranh chấp thành công yêu cầu bồi hoàn bất hợp pháp, người tiêu dùng có thể phải trả phí bồi hoàn kèm theo.
- Nếu người tiêu dùng gửi yêu cầu bồi hoàn và ngân hàng phân loại đó là gian lận thì tài khoản thẻ tín dụng có thể bị đóng. Điều này sẽ dẫn đến điểm tín dụng thấp cho người tiêu dùng.
- Gửi khoản bồi hoàn thành công có nghĩa là chủ thẻ sẽ chờ được hoàn tiền trong vòng vài tháng. Có nghĩa là họ vẫn phải trả tiền cho giao dịch ban đầu đúng hạn.
- Các ngân hàng sẽ đánh dấu những chủ thẻ “khóc lóc” quá thường xuyên và họ sẽ không nhận được sự trợ giúp cần thiết trong những trường hợp gian lận hợp pháp.
- Cuối cùng, người bán tăng giá để bù đắp cho gian lận bồi hoàn có thể đoán trước được.
Luồng bồi hoàn
Có rất nhiều người tham gia và các bộ phận liên đới đến khoản bồi hoàn. Sơ đồ này cho thấy một quy trình điển hình từ đầu đến cuối:
- Chủ thẻ liên hệ với ngân hàng phát hành của họ và yêu cầu hoàn lại tiền.
- Tổ chức phát hành thẻ trả lại giao dịch cho ngân hàng thương mại thông qua nhà mạng tương ứng (Visa hoặc MasterCard).
- Nhà mạng xem xét tính hợp lệ của giao dịch để được hoàn lại tiền và nếu thích hợp sẽ chuyển tiếp giao dịch đó đến nhà cung cấp dịch vụ thanh toán của người bán.
- Nhà cung cấp thanh toán của người bán nhận được khoản bồi hoàn và giải quyết vấn đề hoặc nếu không thể thực hiện được thì sẽ chuyển tiếp khoản bồi hoàn đó cho người bán.
- Người bán nhận được khoản bồi hoàn. Nếu người bán có bằng chứng cho thấy giao dịch là hợp lệ (ví dụ: biên lai bán hàng), bằng chứng đó sẽ được gửi (xuất trình lại) cho ngân hàng thương mại. Nếu người bán không thể đưa ra bằng chứng thì khoản bồi hoàn có thể phải được chấp nhận.
- Ngân hàng thương mại nhận giao dịch được đại diện và gửi nó đến công ty hoặc hiệp hội thẻ tín dụng .
- Công ty hoặc hiệp hội thẻ tín dụng nhận giao dịch được đại diện và nếu thích hợp sẽ chuyển tiếp giao dịch đó đến nhà phát hành thẻ.
- Tổ chức phát hành thẻ nhận được giao dịch được xuất trình lại và nếu phù hợp sẽ gửi lại vào tài khoản của chủ thẻ. Nếu vấn đề bồi hoàn không được giải quyết thỏa đáng, tổ chức phát hành thẻ có thể gửi tranh chấp với công ty hoặc hiệp hội thẻ tín dụng .
- Quá trình bồi hoàn kết thúc với việc chủ thẻ nhận được thông tin giải quyết tranh chấp của mình. Nếu bằng chứng của người bán đủ thuyết phục để bác bỏ yêu cầu của chủ thẻ thì giao dịch sẽ được ghi vào tài khoản của chủ thẻ lần thứ hai. Số tiền ban đầu được gửi vào tài khoản của người bán—sau đó được xóa thông qua khoản bồi hoàn—sẽ được gửi lại một lần nữa.
Các bước cần thực hiện để giảm thiểu khoản bồi hoàn
Như bạn có thể thấy, khoản bồi hoàn có thể gây ra nhiều tổn hại và thiệt hại cho người bán. May mắn thay, có một số cách mà doanh nghiệp có thể giảm tác động của khoản bồi hoàn đối với họ.
Dán nhãn sao kê giao dịch phù hợp: Một trong những nguyên nhân lớn nhất dẫn đến yêu cầu bồi hoàn là do chủ thẻ không nhận ra tên của người bán trên bảng sao kê của họ. Nhiều khi khoản phí sẽ được thực hiện với tư cách là công ty mẹ. Nhiều công ty xử lý thanh toán, như Hotel Link Pay, đảm bảo rằng tên của người bán địa phương được hiển thị để giải quyết vấn đề này.
Bảo mật 3D: Một tính năng khác hiện có được gọi là Bảo mật 3D hoặc 3DS. Điều này hoạt động như một xác thực 2 yếu tố cho chủ thẻ, vì vậy sau khi giao dịch, khách hàng sẽ nhận được tin nhắn văn bản hoặc email yêu cầu xác nhận giao dịch mua. Điều này cung cấp cho ngân hàng phát hành một số bằng chứng bổ sung rằng khách hàng thực sự là người thực hiện giao dịch mua hàng và giảm đáng kể các khoản phí gian lận.
Bạn đang tìm kiếm thêm thông tin về khoản bồi hoàn? Liên hệ chúng tôi.