Điều kiện đặt phòng và quy định hủy đặt phòng

Tìm hiểu cách thiết lập và khởi tạo các điều kiện đặt phòng cũng như quy tắc hủy đặt phòng rất cần thiết để áp dụng cho các loại gói giá của bạn.

Bạn có thể thiết lập chính sách đặt chỗ chung của mình trong Công cụ đặt phòng > Thiết lập > Điều Kiện Đặt Phòng. Những quy định này được áp dụng chung cho khách sạn và sẽ được thực hiện trên tất cả các gói giá. Để thiết lập chính sách riêng biệt, bạn có thể cài đặt trên trang Phòng và Dịch vụ bán kèm.

Điều kiện đặt phòng chung

Đây là nơi bạn có thể thiết lập chính sách hủy và các hình phạt ở mức độ tổng thể (áp dụng cho tất cả các gói giá). Để thiết lập các điều kiện đặt phòng chung:

• Nhấp vào Công cụ đặt phòng > Thiết lập > Điều kiện đặt phòng
• Nhập thông tin sau:

Loại đặt cọc: Loại đặt cọc xác định số tiền khách cần phải thanh toán để đảm bảo đặt phòng. Bạn có thể chọn từ một số tùy chọn như 'Không đặt cọc', 'Tổng số tiền', 'Phần trăm', 'Số tiền cố định' và 'Số đêm'.

Số tiền còn lại: Khi xác định khách cần đặt cọc một phần của tổng số tiền đặt phòng trước khi đến, bạn cần chỉ định thời điểm thanh toán khoản tiền phòng còn lại. Trong trường "Số tiền còn lại", nhập số ngày trước khi nhận phòng mà khách phải hoàn thành việc thanh toán phần tiền còn lại. Nếu muốn cài đặt để khách chỉ cần thanh toán vào ngày nhận phòng, hãy nhập "0" vào trường này.

Loại hình thanh toán (dành cho người dùng Hotel Link Pay): Loại hình thanh toán có thể là Tự động hoặc Thủ công (mặc định).

• Tự động: Số tiền còn lại phải thanh toán sẽ được tự động thu từ thẻ của khách dựa trên quy tắc "Thanh toán số tiền còn lại X ngày trước khi đến". Nếu chọn tùy chọn này, khi đặt phòng được tạo qua Booking Widget hoặc Website, hệ thống sẽ tự động tạo lịch thanh toán.
  • Ví dụ: Đặt cọc = 50%, số tiền còn lại thanh toán = 2 ngày trước ngày nhận phòng, loại hình thanh toán = tự động: Điều này có nghĩa là, sau khi đặt phòng được tạo qua website/booking widget, trong chi tiết đặt phòng sẽ xuất hiện 2 giao dịch thanh toán như sau:
    

    • Dòng đầu tiên có trạng thái Đã nhận: thể hiện khoản tiền đặt cọc tại thời điểm đặt phòng. Vì cài đặt đặt cọc của bạn là 50%, hệ thống sẽ thu tiền từ thẻ của khách tại thời điểm đặt phòng.

    • Dòng thứ hai có trạng thái Đã lên lịch: thể hiện rằng khách cần thanh toán hét 50% còn lại 2 ngày trước khi đến. Hệ thống sẽ tự động thu tiền từ thẻ của khách mà không cần thao tác thủ công từ phía bạn.

• Thủ công: Khách sạn phải tự xử lý thanh toán. Nếu chọn tùy chọn này, bạn sẽ phải tự thêm giao dịch thanh toán. Để biết thêm chi tiết về cách thêm phương thức thanh toán khi sử dụng Hotel Link Pay, bấm vào đây.

Lưu ý: Khách sẽ được nhắc trước về khoản thanh toán còn lại 2 ngày trước khi thẻ bị trừ tiền.

Giờ Thanh Toán: Tùy chọn này chỉ áp dụng cho các khoản thanh toán tự động. Nó xác định thời điểm trong ngày hệ thống sẽ thu tiền từ thẻ khách vào ngày thanh toán khoản còn lại. Mặc định là 00:00, nghĩa là thẻ sẽ bị trừ tiền ngay khi ngày đến hạn bắt đầu.

Chính sách và chi phí hủy đặt phòng: Tùy chọn này cho phép bạn thiết lập các quy tắc và hình thức hủy đối với các đặt phòng của mình. Lựa chọn này khá cần thiết khi khách sạn áp dụng hình phạt cho khách no-show và hủy phòng. Bạn có thể xem trước thông tin chính sách hủy bằng cách di chuột lên nhãn Xem trước. Bản xem trước này hiển thị chính sách sẽ được gửi cho khách trong quá trình đặt phòng, trong phiếu thanh toán và trong email thông báo đặt phòng.

Bảng cài đặt thông tin hủy phòng cho phép bạn linh hoạt áp dụng các kết hợp chính sách hủy khác nhau. Vui lòng xem ví dụ bên dưới về chính sách hủy.

Chính sách khác (tùy chọn): Có thể thêm các điều kiện đặt phòng bổ sung trong "Chính sách khác" (tùy chọn) để thông báo cho khách về bất kỳ quy tắc hoặc quyền lợi đặc biệt cụ thể trong quá trình đặt phòng. Ví dụ: cung cấp dịch vụ nhận phòng sớm miễn phí sau 11:00 sáng.

Tùy chỉnh điều kiện đặt phòng

Bạn có thể tùy chỉnh điều kiện đặt phòng cho từng loại phòng bằng cách thiết lập chính sách hủy và hình phạt ở mỗi gói giá. Với việc thiết lập như vậy, các điều kiện cụ thể này sẽ ghi đè các điều kiện đặt phòng chung đã được thiết lập ở mục trên.

Để tùy chỉnh các điều kiện đặt phòng cho gói giá, hãy làm theo các bước sau:

1. Vào Công cụ đặt phòng > Phòng
2. Chọn Loại giá bạn muốn tùy chỉnh
3. Chọn tùy chọn "Tùy chỉnh" trong phần Điều kiện đặt phòng trong cài đặt gói giá.
4. Nhập tất cả thông tin chi tiết về "Loại đặt cọc", "Số dư đến hạn" (nếu có) và "Chính sách và chi phí hủy đặt phòng".
5. Bấm vào nút Ok trong cửa sổ bật lên và Lưu cài đặt gói giá.