Este guia orientará você no processo passo a passo de criação de uma reserva off-line na extranet da Hotel Link.
Depois de fazer login, há três maneiras de criar uma reserva na Hotel Link. Você pode:
- Na Área de Trabalho, clique em Nova Reserva.
- Booking Engine (Configurações) > Criar Nova Reserva ou Front Desk > Criar Nova Reserva .
- No Calendário do Front Desk, clique e arraste para selecionar as datas para criar uma reserva.
Página de Detalhes da Reserva
Selecione as datas de check-in e check-out e clique em “Checar Disponibilidade”. Verifique o número total de noites.
Estender a data de estadia do hóspede
Caso você queira estender as datas de estadia do hóspede (para reservas confirmado e operacionais), pode facilmente escolher outra data de check-out da seguinte forma:
Detalhes do Hóspede
No campo “Adicionar Hóspede”, procure o hóspede por nome ou email. Para hóspedes recorrentes, o perfil deles aparecerá na lista suspensa. Para criar um perfil para um novo hóspede, clique na opção “Clique para criar um novo perfil de hóspede” no menu suspenso.
É possível adicionar vários perfis de hóspedes na reserva e definir um hóspede como hóspede principal da reserva. O hóspede principal é quem receberá notificações de reserva e emails de notificação.
Selecione a 'Origem da Reserva' - é um campo obrigatório. Clique no ícone de engrenagem para criar suas próprias fontes offline. É possível filtrar fontes off-line na página Gerenciador de Reservas. A hora de chegada do hóspede é um campo opcional.
Adicione quartos, extras e descontos
Na seção Acomodação & Extras, clique no botão 'Ações' para ver as opções.
Clique no item de reserva que deseja adicionar: quarto, extra ou desconto. No pop-up para adicionar um novo quarto, siga as etapas abaixo:
- Selecione o tipo de quarto e o plano tarifário associado à reserva.
- Atribua o quarto a uma unidade de quarto específica quando o Front Desk estiver ativo.
- Com base na ocupação do quarto, insira o número de adultos e crianças.
- O sistema preencherá automaticamente a tarifa total do quarto e quaisquer impostos e taxas existentes, se houver, para as datas de check-in e check-out selecionadas. Clique em 'Abrir detalhes' para ver o detalhamento da tarifa diária.
- Edite as taxas, se necessário.
- Selecione o status do quarto no menu suspenso 'Status' e clique em 'Adicionar'.
Siga o mesmo processo para adicionar outro quarto, reservando extras ou descontos.
Extras de reserva
Todos os extras de reserva adicionados serão listados na seção 'Acomodação & Extras'. Cada item pode ser editado ou excluído. Os ícones 'P' referem-se a políticas, e passar o mouse sobre eles exibirá o texto contento os detalhes da políticas de reserva.
Adicionar registros de pagamento
Se você não estiver usando o Hotel Link Pay, o menu de pagamentos mostrará duas opções:
Adicionar pagamento: ao adicionar um novo pagamento, você pode selecionar a forma de pagamento, inserir o valor e especificar o status do pagamento. Por exemplo, se o seu hóspede estiver fazendo um pagamento por transferência bancária, você poderá criar um pagamento com status Pendente. Assim que a transferência for confirmada, você poderá atualizar o status para Recebido.
Adicionar o método de pagamento 'Cartão de Crédito (manual)' fornecerá a você a opção de armazenar com segurança os detalhes do cartão no sistema. Depois que os detalhes do cartão forem armazenados, você poderá visualizá-los com base nas regras de visualização do cartão especificadas. Mais informações neste artigo.
Solicitar pagamento online: esta opção acionará um e-mail ao hóspede com uma solicitação de pagamento. Ele receberá um e-mail com a confirmação da reserva com todos os detalhes da reserva - datas de check-in/out, itens reservados, políticas, status do pagamento, etc. O e-mail fornecerá um link para acessar uma página segura para enviar o pagamento ou os dados do cartão para garantir a reserva.
Confirmação de reserva para o hóspede
Você pode optar por enviar ou não ao hóspede um e-mail de confirmação de reserva clicando no botão Notificações. Também está disponível a opção de enviar a confirmação da reserva para o seu e-mail de reserva.
- Os documentos Fatura do Hóspede, Booking Voucher e Registro do Hóspede estão disponíveis no botão Download.
- No botão Mais Opções estão as informações de Detalhes Adicionais, Configurações da Fatura, Arquivos e Logs.
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